MENGENAL STARTEGI BENCHMARKING

Istilah benchmarking (pembandingan) sudah banyak dikenal dan dipraktikkan, namun secara pasti dan baku terjemahan yang tepat dengan satu kata dalam bahasa Indonesia belum ditemukan. Oleh karena itu, untuk sementara kita memakai dalam bahasa aslinya, Inggris. Benchmarking adalah teknik manajemen untuk mengukur performa atau hasil kerja, dengan membandingkannya dengan parameter atau ukuran terbaik yang dikenal di pasar dan biasanya ditunjukkan oleh perusahaan-perusahaan pemimpin pasar. Gunanya adalah untuk memperbaiki kinerja perusahaan kita sehingga mendekati bahkan melampaui performa terbaik perusahaan di mana kita memperbandingkan diri, sehingga dengan demikian kita dapat berharap untuk menggantikan perannya menjadi pemimpin pasar. Oleh karena perannya itu, benchmarking menjadi sebuah alat yang efektif dalam konteks TQM (total quality management). Pertanyaannya, faktor atau business driver apa saja yang memerlukan benchmarking, mengingat begitu banyak faktor dalam bisnis? Paul Spenley, seorang ahli benchmarking, penulis buku, "Riding the Revolution" bersama Robert Heller, menyebutkan ada lima tingkat benchmark: 1. Strategic benchmarking–dimanfaatkan untuk mendorong perbaikan yang terus menerus (continuous improvement) dan mempertajam strategi korporat secara keseluruhan, 2. Competitive benchmarking–dimanfaatkan untuk menyamai dan melampaui pesaing utama yang langsung, 3. Customer benchmarking–pemahaman para konsumen dan pelanggan terhadap perusahaan dibandingkan dengan perusahaan sejenis, 4. Financial benchmarking–dipakai untuk mengukur kembalinya investasi (return on investment) dibandingkan dengan perusahaan sejenis, 5. Best practice benchmarking–untuk mengukur output dengan waktu dan biaya dibandingkan dengan perusahaan sejenis. Dalam praktiknya tentu tidak mudah terlebih dalam memperoleh data perusahaan yang dijadikan target perbandingan. Paul secara rinci menguraikan lebih jauh lima tingkat benchmarking tersebut: Strategic benchmarking, mengukur dan membandingkan aspek-aspek kunci yang berkaitan dengan pemenuhan terhadap keinginan atau harapan konsumen dan/atau pelanggan. Dalam konteks ini yang harus dicapai adalah bagaimana perusahaan melakukan operasional mereka untuk meningkatkan keunggulan persaingan yang berfokus kepada konsumen atau pelanggan. Salah satu tool yang biasa dipakai adalah diagram fish-bone. Competitive benchmarking, secara spesifik masing-masing business drivers diperbandingkan dengan perusahaan yang menjadi acuan.Untuk masing-masing driver bisa saja perusahaan yang berbeda,namun sebaliknya bisa juga terjadi ada beberapa driver berada pada perusahaan acuan yang sama. Customer benchmarking, bagaimana pandangan konsumen dan pelanggan terhadap keseluruhan: product quality (mutu produk), price (harga), customer service (layanan pelanggan), delivery speed (kecepatan penyerahan barang), dan delivery reliability (tingkat kepercayaan dalam penyerahan barang). Semakin tinggi tingkat kepuasan konsumen atau pelanggan terhadap hal ini akan membuat posisi perusahaan di mata konsumen atau pelanggan semakin kuat. Financial benchmarking, dengan menggunakan RONA (return on net asset) akan diketahui business driver mana yang paling tinggi memberikan return. Best practice benchmarking, waktu dan biaya adalah dua faktor yang signifikan dari performa bisnis. Benchmarking atas dua faktor ini akan banyak meningkatkan kinerja dan performa perusahaan. Ada tiga keuntungan diperoleh melalui benchmarking terhadap dua faktor ini: a. Mengurangi cost of waste (error)–biaya karena kesalahan, b. Menurunkan cost of conformance (prevention)– pencegahan sebelum kesalahan terjadi, antisipasi, c. Penyederhanaan proses. Benchmarking bukanlah sebuah metode yang dipakai sesekali, atau cukup sekali sepanjang umur perusahaan, melainkan sebuah proses yang terus menerus dan berkala, tergantung kebutuhan dan urgensinya, setidaknya satu tahun satu kali, kala memasuki anggaran baru. Banyak manajer yang ahli dalam mempersiapkan business (annual) plan namun melupakan sebuah proses penting yaitu benchmarking, sehingga dalam business plan tidak terakomodasi. Tidaklah berlebihan untuk membentuk sebuah tim dalam rangka membuat benchmarking yang terarah dengan mengikut sertakan posisi kunci dari tiaptiap departemen atau divisi yang terkait; tim yang cukup menguasai informasi yang diperlukan dan memiliki daya analisa yang tajam. Benchmarking akan memaksa perusahaan untuk terus menerus memperbaiki diri dan pada suatu saat dengan mempersatukan beberapa faktor atau business drivers menjadi terbaik, tanpa terasa perusahaan akan mengalami kemajuan yang pesat dan berdaya saing unggul dibandingkan dengan pesaing-pesaingnya. Benchmarking adalah action-oriented, bukan sekadar analisa dan teori atau hipotesis. Oleh karena itu, tingkat akurasi, ketajaman dalam menganalisa, dan kemampuan dalam melakukan pemilihan atas faktor atau business drivers yang berpengaruh sangatlah penting, dan setelahnya perbaikan harus berjalan. Untuk itulah, sangat diperlukan komitmen dan dukungan top manajemen dan para senior. *) Dari artikel DR Eliezer H Hardjo Phd CM, Anggota Dewan juri Rekor Bisnis (ReBi) & Institute of Certified Professional Managers yang dipublikasikan di Harian Seputar Indonesia